Autor: r.pr. Monika Wieczorek
W kontekście przepisów dotyczących ochrony sygnalistów często pojawia się pytanie, czy zgłoszenie sygnalisty musi zawierać dowody. Przyjrzyjmy się więc temu zagadnieniu.
Brak wymogu dostarczenia dowodów
Zgłoszenie naruszeń prawa to wyzwanie, które nie tylko jest aktem etycznego działania, ale może także przynieść pracodawcy wymierne korzyści – pozwolić usunąć naruszenia, ograniczyć ryzyka prawne, finansowe i wizerunkowe.
Jednym z podstawowych hamulców blokujących korzystanie z wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa jest następująca obawa: sygnalista boi się, że skoro nie posiada dowodów na naruszenie, to nie tylko zgłoszenie jest niecelowe, ale także że poniesie z tego tytułu konsekwencje.
Tu należy podkreślić, że pracodawca (lub inny podmiot gdy mowa o sygnaliście niebędącym pracownikiem) nie może uzależniać uznania zgłoszenia za skutecznie złożone od tego czy zawiera ono dowody na potwierdzenie stawianych zarzutów. W wewnętrznej procedurze nie można zatem określić obowiązku złożenia dowodów przez sygnalistę.
Co więcej, zgodnie z dyrektywą 2019/1937 sygnaliście należy udzielić ochrony także wtedy, gdy nie dostarcza konkretnych dowodów, ale zgłasza uzasadnione obawy lub podejrzenia. Zgłoszenie może obejmować zarówno informacje na temat dokonanych naruszeń, jak i naruszeń, których nie popełniono, ale istnieje prawdopodobieństwo ich wystąpienia. A dostarczenie dowodów w tej drugiej kategorii może być niejednokrotnie problematyczne.
Znaczenie dowodów i informacji
Chociaż sygnalista nie musi przedstawiać dowodów, to jednak załączenie dokumentacji czy materiałów, które mogą potwierdzić zgłaszane nieprawidłowości, może znacząco wzmocnić wiarygodność zgłoszenia i ułatwić jego rozpatrzenie. Jeśli ich brak, weryfikacji zgłoszenia, w tym rekonstrukcji zdarzeń, będzie sprzyjać przedstawienie przez sygnalistę szczegółowych informacji.
Dowody mogą również przyspieszyć proces weryfikacji zgłoszenia, a także mogą stanowić istotny element w przypadku dalszych działań następczych.
Z całą pewnością z perspektywy sygnalisty warto rozważyć złożenie dowodów, gdyż może to być istotne w przypadku konieczności udowodnienia, że zgłoszenie zostało dokonane w dobrej wierze i nie stanowi fałszywego oskarżenia. Dowody mogą służyć jako dodatkowa tarcza ochronna dla sygnalisty. Będzie to pomocne zwłaszcza w sytuacji skierowania przez osobę, przeciwko której zostało złożone zgłoszenie roszczeń przeciwko sygnaliście na skutek zgłoszenia.
Zgłoszenia anonimowe a dowody
W przypadku zgłoszeń anonimowych brak dowodów może być wyzwaniem, ponieważ często utrudnia to weryfikację przedstawionych informacji.
Brak dowodów w zgłoszeniu anonimowym nie powinien jednak wpływać na decyzję o zaniechaniu przeprowadzenia jego weryfikacji. Co więcej, nawet jeśli informacje są ograniczone, mogą stanowić punkt wyjścia do prowadzenia działań wyjaśniających lub monitorowania określonych działań w organizacji.
Ponadto, tworzenie kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i otwartej komunikacji może zachęcić pracowników do dokonywania zgłoszeń jawnych, co ułatwi proces wyjaśniania nieprawidłowości i zwiększy skuteczność działań naprawczych. Proces kształtowania się takiej kultury wymaga jednak czasu i systematycznego wzmacniania tych wartości w organizacji, do czego bardzo zachęcam.
Weryfikacja zgłoszeń
Po przyjęciu zgłoszenia można przeprowadzić proces jego wstępnej weryfikacji i oceny czy spełnia ono wymogi formalne. Zarówno na tym etapie (jeśli tak zostały zaprojektowane zasady podejmowania działań następczych), jak i w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego, można zapytać sygnalistę o udzielenie dodatkowych informacji lub wyjaśnień. Jednak także i w takiej sytuacji sygnalista nie jest zobowiązany do dostarczenia dowodów. Praktyka pokazuje, że brak udzielenia dodatkowych wyjaśnień występuje częściej w przypadku zgłoszeń anonimowych.
Trzeba także pamiętać, że podmiot rozpoznający zgłoszenie może zakończyć postępowanie wyjaśniające z powodu braku wystarczających dowodów.
Jeżeli potrzebujesz pomocy w zakresie wdrożenia systemu ochrony, weryfikacji zgłoszenia lub przeszkolenia pracowników z tego zakresu, napisz do mnie na adres: monika.wieczorek@wieczorek.legal
Comments