Autor: r.pr. Monika Wieczorek
Przygotowanie procedury zgłaszania naruszeń prawa musi spełniać wymogi określone w dyrektywie 2019/1937. Wewnętrzny kanał zgłaszania powinien umożliwiać dokonywanie zgłoszeń przez sygnalistów będących zarówno pracownikami, jak i innymi osobami, którym dyrektywa przyznaje status sygnalisty.
Wewnętrzna procedura zgłaszania nieprawidłowości i działań następczych, zgodnie z art. 8 ust. 5 i art. 9 dyrektywy o ochronie sygnalistów, powinna być zbudowana według następujących podstawowych reguł:
możliwość obsługi wewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń przez wyznaczoną do tego celu osobę lub dział wewnątrz organizacji albo przez wyznaczoną do tego osobę spoza organizacji;
ustanowienie bezpiecznego kanału dokonywania zgłoszeń;
umożliwienie dokonywania zgłoszeń na piśmie lub ustnie (w tym telefonicznie lub za pomocą innych systemów komunikacji głosowej) oraz osobiście na spotkaniu – na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia;
zapewnienie poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i innych osób wymienionych w zgłoszeniu przy jednoczesnym uniemożliwieniu uzyskania do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu;
potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania;
wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnej komórki organizacyjnej do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami;
podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych;
podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych, jeżeli prawo krajowe przewiduje takie działania, w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych;
przekazanie informacji zwrotnych w zakresie zgłoszenia w rozsądnym terminie, nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub – jeżeli takiego potwierdzenia nie wysłano – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych UE.
Aby procedura whistleblowing była skuteczna, przede wszystkim powinna być zrozumiała, a następnie dobrze zakomunikowana. Jednym z koniecznych elementów, o których należy pamiętać są język i forma procedury - musi w jasny i czytelny sposób informować o sposobach zgłaszania i możliwych czynnościach podejmowanych w ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego. Zadbaj o przejrzystość i wiarygodność procedury, aby propagować zgłaszanie nieprawidłowości, a nie zniechęcać do tego.