top of page
Image by Oleg Laptev

Twoje źródło wiedzy
o prawie sygnalistów!

Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco

z informacjami o przepisach prawa, dobrych praktykach i nadchodzących wydarzeniach.

Dziękujemy za dołączenie!

Szukaj

Ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie 25 września 2024 r.

Autorka: dr Monika Wieczorek, radca prawna


Długo oczekiwana ustawa o ochronie sygnalistów została wreszcie uchwalona. Wejdzie w życie 25 września 2024 r. (a w odniesieniu do zgłoszeń zewnętrznych 25 grudnia 2024 r.). Polska jest ostatnim krajem UE implementującym Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 305, str. 17 z późn. zm.).

 

Główne założenia ustawy istotne z punktu widzenia wdrożenia wewnętrznych mechanizmów whistleblowing obejmują:

 

  1. Obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych

 

Każda organizacja zatrudniająca co najmniej 50 osób będzie zobowiązana do wprowadzenia procedur umożliwiających pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości. Procedury te muszą być zgodne z wymogami określonymi w ustawie, co obejmuje m.in. wyznaczenie osoby lub jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń oraz zapewnienie bezstronności w ich weryfikacji.

 

2. Ochrona tożsamości sygnalistów


Ustawa gwarantuje, że tożsamość sygnalistów będzie chroniona. Pracodawcy nie mogą ujawniać danych osobowych osoby zgłaszającej bez jej zgody, co ma na celu zapewnienie, że sygnaliści nie będą narażeni na działania odwetowe.

 

3. Środki ochrony sygnalistów


Organizacje muszą podejmować wszelkie działania zapewniające ochronę przed odwetem, zarówno pracownikom, którzy dokonują zgłoszeń, osobom, które im pomagają lub są z nimi powiązane. Obejmuje to także osoby odpowiedzialne w organizacji za przyjmowanie zgłoszeń.


Przewidziana jest także ochrona przed innymi negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia, w szczególności sygnalista nie może ponieść za zgłoszenie dokonane w dobrej wierze np. odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.

 

4. Poufne rozpoznawanie zgłoszeń


Przede wszystkim przy przyjmowaniu i rozpoznawaniu zgłoszeń należy wdrożyć wszelkie możliwe środki dla zabezpieczenia tożsamości sygnalisty i innych osób wskazanych w zgłoszeniu.

 

5. Sankcje karne dla pracodawcy i sygnalisty zgłaszającego fałszywe informacje


Nie wystarczy tylko stworzenie procedury zgodnej z ustawą. Należy także prawidłowo wykonywać obowiązki ustawowe, w tym zabezpieczać sygnalistów (i inne osoby) przed odwetem i ujawnieniem ich tożsamości. Ustawa przewiduje dotkliwe sankcje karne:


- za niemożliwianie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia (grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku a gdy w warunkach przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu – do lat 3),

- za podejmowanie działań odwetowych (grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, a gdy uporczywie – do lat 3),

- za ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w zgłoszeniu lub osoby powiązanej z sygnalistą (grzywna, kara ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku),

- za naruszenie obowiązku ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych (grzywna za wykroczenie).

 

Dodatkowo odpowiedzialność karna spoczywa także na osobie, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pomimo wiedzy o braku naruszenia prawa (grzywna, kara ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2).

 

Ostatecznie ustawodawca nie zdecydował się na uniwersalne określenie obowiązku rozpoznawania zgłoszeń z zakresu prawa pracy. Pracodawca może jednak w ramach wewnętrznej procedury określić, że na zasadach określonych w ustawie przyjmuje i rozpoznaje zgłoszenia dotyczące regulacji wewnętrznych i standardów etycznych, jak np. zgłoszenia dyskryminacji, mobbingu lub zachowań niepożądanych.


Organizacje powinny zatem podjąć decyzję czy i w jakim zakresie włączają te kwestie do wewnętrznej procedury, czy integrują politykę whistleblowing z dotychczasowymi politykami antydyskryminacyjnymi i antymobbingowymi, a jeśli tak, to w jaki sposób.

 

 

Korzyści dla organizacji:

 

Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów przynosi liczne korzyści zarówno dla pracowników, jak i pracodawców:

 

- zwiększenie transparentności i szansa na zarządzenie ryzykami: nowe prawo sprzyja organizacjom, bo pozwala na stworzenie kanałów zgłoszeń, dzięki którym organizacja może szybciej i sprawniej powziąć wiedzę o zidentyfikowanych lub prawdopodobnych naruszeniach prawa, a co za tym idzie, skutecznie zarządzić ryzykami prawnymi, finansowymi lub wizerunkowymi,

 

- bezpieczeństwo pracowników: ustawa wprowadza ochronę sygnalisty, w szczególności przed odwetem za zgłoszenie. Skuteczna i realna ochrona przed odwetem powoduje, że zaangażowane osoby chętniej informują o nieprawidłowościach, dzięki czemu organizacja może sprawnie im zaradzić,

 

- poprawa kultury organizacyjnej: mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości sprzyjają tworzeniu etycznego i bezpiecznego środowiska pracy, co zwiększa wydajność organizacji i przyciąga talenty.

 

Przygotowanie do wdrożenia mechanizmów whistleblowing

 

Pracodawcy powinni jak najszybciej rozpocząć przygotowania do wdrożenia nowych procedur, aby spełnić wymogi ustawy o ochronie sygnalistów. Kluczowe kroki obejmują:

 

  • przeprowadzenie analizy ryzyka i identyfikacja potencjalnych obszarów naruszeń,

  • wyznaczenie zespołu wdrożeniowego, w tym osoby lub jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych,

  • stworzenie lub aktualizacja istniejących procedur zgłoszeń wewnętrznych, w tym integracja istniejących procedur z procedurą whistleblowing,

  • szkolenie w zakresie obowiązków wynikających z nowych przepisów i procedur zgłaszania (szkolenia powinny objąć pracowników i menedżerów, w tym osoby wyznaczone do obsługi zgłoszeń, dział HR, prawny i compliance),

  • zaplanowanie sposobu monitorowania skuteczności wdrożonych mechanizmów.

 

Niezwykle ważne jest szczegółowe zaplanowanie zasad prowadzenia postępowania wyjaśniającego w celu rozpoznania zgłoszenia. Z tym elementem wiele organizacji nie radzi sobie wystarczająco, a nieumiejętne zaplanowanie zasad postępowania i ich niewłaściwe przestrzeganie stwarza poważne ryzyko sankcji karnych.

 

Od 10 lat prowadzę wewnętrzne postępowania wyjaśniające i chętnie podzielę się dobrymi praktykami do wdrożenia w organizacjach różnej wielkości. Zapraszam do kontaktu i współpracy przy wdrażaniu skutecznych i bezpiecznych mechanizmów zgłaszania naruszeń prawa: monika.wieczorek@wieczorek.legal.

 

 

Comments


bottom of page